Tosite-termi on monesti epäselvä yrittäjälle. Tässä blog-kirjoituksessa avaamme hieman tuota mystistä termiä, johon usein törmää taloushallinnon maailmassa. Tositteet ovat dokumentteja, jotka kuvaavat yrityksen tai yhteisön liiketapahtumia. Tosite voi koostua yhdestä tai useammasta eri asiakirjasta ja yhdellä tositteella voi olla useampiakin liiketapahtumia. Tositteiden tulee olla kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja varustettuna tositteen antajan nimellä ja osoitteella. Koska tositteet luovat kaiken pohjan kirjanpidolle on tärkeää, että tositteista käy selkeästi esiin esimerkiksi taho, joka on ostanut, taho joka on myynyt, mitä on ostettu tai myyty sekä tositteen ja liiketapahtuman kirjauksen yhteys on todettavissa.

Tosite on ikään kuin todistusaineistoa yrityksen liiketoiminnan tapahtumista ja niiden perusteella kuvataan yrityksen tai yhteisön liiketoimintaa mahdollisimman tarkasti.

Erilaisia tositteita

Kun kirjanpidossa puhutaan tositteista on hyvä tiedostaa, että tositteita on monenlaisia kuten on liiketapahtumiakin. Alla kuvataan tyypillisimpiä tositteita.

Myyntitapahtumaa ilmentävät tositteet:

• myyntilasku ja mahdolliset myyntitilaukset tai lähetteet
• käteismyyntitositteet
• tehty liiketaloudellinen sopimus
• reklamaation käsittelyt (silloin kun niiden perusteella tehdään liiketapahtumaa oikaiseva rahamääräinen kirjaus)
• tiedot suoritetusta perinnästä (kun myynnistä tehdään luottotappiota koskeva kirjanpidon kirjaus, mikäli luottotappio ei ole muutoin selvitettävissä)

Ostotapahtumaa ilmentävät tositteet:

• ostolaskut ja niihin mahdollisesti liittyvät lähetteet ja ostotilaukset (esim. verkkokaupan ostotilausta ilmentävät tositteet)
• tehty sopimus (silloin kun asiasta ei ole saatu erillistä ostolaskua ja mahdolliset maksut perustuvat sopimukseen)
• maksutapahtumien perusteella tehdyt ostokirjausten oikaisut
• käteistositteet
• ostajan vastaanottamat perintäkirjeet (mikäli sisältävät kirjanpitoon kirjattavia perintä- tai korkokuluja. Hyvä huomioida kuitenkin, että myös perintälaskuun liittyvä alkuperäinen lasku tulee toimittaa kirjanpitoon, mikäli sitä ei aiemmin ole kirjanpitoon toimitettu

Palkanlaskennan tositteet:

• Tuntilistat, mikäli niiden perusteella maksetaan tuntipalkkaa tai ylityökorvauksia tai muita korvauksia
• Lomapalkkavelkalaskelmat
• Ulosoton- ja Ay-jäsenmaksujen tilityksiä todentavat tositteet
• Lääkärin todistukset, mikäli ne todentavat liiketapahtumaa (esim. työntekijän sairauslomaa laskettaessa)

Maksuliikenteen tositteet:

• tiliotteet, joita käytetään tositteina (tiliotteelta tulee selvitä kauden alku- ja loppusaldo, sekä tilitapahtumat)
• mahdollisen luottokorttiyhtiön provisioerittelyt ja tilitysraportit
• käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtainen yhteenveto

Muita tositteita ovat esimerkiksi:

• matkalaskut
• inventaarilistat
• ajopäiväkirjat
• tehdyt poistosuunnitelmat (esimerkiksi mikäli pysyvien vastaavien kaluston poistoon on luotu erillinen poistosuunnitelma)
• muistiotositteet (esimerkiksi näillä korjataan mahdollisesti aikaisempia tositteita, jaksotetaan tehtyä hankintaa tai myyntiä useammalle kuukaudelle tai esimerkiksi kirjataan yhtiökokouksen pöytäkirjaan perustuva päätetty voitonjako tai tilikauden lopulla verojaksotus)

Tositteet ovat kaikkea sitä dokumentaatiota millä voidaan kuvata yrityksen liiketapahtumia. Toimittaessasi tilitoimistoosi tositteita sitten sähköisesti tai paperisina tositteen perusasiat ovat samat. 

Copyright Mattila Taloushallinto Oy. Ylläoleva blog -teksti on lyhyt tiivistys yleisistä periaatteista joko taloushallinnon, palkkahallinnon tai verotuksen alueille ja sitä ei ole tarkoitettu sellaisenaan käytettäväksi yleisohjeeksi, koska liiketapahtumat vaativat usein yksityiskohtaisempaa tarkastelua. Blog-tekstin tarkoitus on toimia johdantona aiheeseen. Mattila Taloushallinto Oy ei vastaa tämän blog-kirjoituksen mahdollisista jatkotulkinnoista, virhetulkinnoista eikä mahdollisista taloushallinnon, palkkahallinnon tai veroseuraamuksista. Mikäli haluatte tarkempaa lisätietoa tai neuvontaa aihealueelle, ottakaa mieluusti meihin yhteyttä.