Edustuskulun ja neuvottelu- ja markkinointitilaisuuden kulun eroja

Edustuskulun ja neuvottelukulun erot on hyvä tunnistaa. Edustus -ja neuvottelukuluilla on yrityksen kannalla erilainen verokäsittely, joiden yksityiskohdissa tulee olla tarkkana. Näistä tilaisuuksien ja niiden kulujen yksityiskohdista ja niiden tulkinnoista on KHO:n päätöksiä.

Yleisesti: Markkinointitilaisuus- ja neuvottelukulut ovat tyypillisesti  yrityksen verotuksessa vähennyskelpoisia, sekä tuloverotuksen, että arvonlisäveron osalta. Edustuskuluissa saa vähentää tuloverotuksessa 50%-kuluista. Edustuskuluilla arvonlisävero vähennysoikeutta ei ole. Sillä on siis verotuksellisesti merkitystä kummasta on liiketapahtumasta on lopulta kyse. Kyse on tilaisuuden yksityiskohdista.

Tilaisuuden määrittämiseen (markkinointitilaisuus vai edustustilaisuus) vaikuttaa tilaisuuden agenda ja tarjoilun luonne. Jos tilaisuudessa on tarjoillaan, tarjoilun osuudella tilaisuuden koko ohjelman pituuteen on merkitystä sekä mitä tarjoillaan eli tarjoilun tavanomaisuudella. Jos agenda osoittaa tarjoilun olevan tilaisuuden pääasia, kyse on usein edustustilaisuudesta.

Miten tositteet tilaisuuteen liittyen? Kulutositteelta tai sen liitteellä (esimerkiksi ravintolalasku) on hyvä ilmetä seuraavat tiedot:

• tieto siitä onko kysymyksessä edustus- vai neuvottelukulu
• tilaisuuden agenda eli ohjelma. Lyhyesti millaisesta palaverista / tilaisuudesta / tapahtumasta on ollut kyse
• kenen kanssa palaveri on pidetty / ketkä osallistuivat tilaisuuteen ja mihin sidosryhmään he kuuluvat

Kokous- ja neuvottelukulun tyypillisiä piirteitä:

• yrityksen sisäinen, oman henkilökunnan kesken pidetty palaveri
• viranomaisten, asiakkaan, tilintarkastajan tai muun sidosryhmän edustajan kesken pidetty palaveri
• palaverin kulut ovat tavanomaisin tarjoiluin (yleensä näihin luetaan esimerkiksi lounas ja ruokajuomat, jotka voivat sisältää yhden alkoholiannoksen)
• Tarjoilut ovat palaverissa toissijaisia. Neuvottelukulut ovat kirjanpidossa kokonaan vähennyskelpoisia, sekä tuloverotuksen, että alv:n osalta. 

Mitä tarkoitetaan tavanomaisella tarjoilulla?

Tavanomaisuudella tarkoitetaan hintatasoltaan edullista tarjoilua. Tällaisia tavanomaisia tarjoiluja voivat olla esimerkiksi kahvi- teetarjoilut sekä ravintolan menu - tai buffet-tyyppinen lounas ruokajuomineen.  Mikäli tarjoilu poikkeaa tavanomaisesta tarjoilusta, aiheutuneet kulut tulkitaan verotuksessa helposti edustuskuluiksi.

Monesti kysytään onko yrityksen sisäisissä tilaisuuksissa kuten pikkujouluissa oleva myös alkoholitarjoilu on verotuksessa kokonaan yritykselle vähennyskelpoisia (sekä tuloverotus ja alv). Vastaus: usein on, Tähän on reunaehtoja kuten, että tilaisuus on työnantajan määräämänä ajankohtana, määrätyssä paikassa, pääsy tilaisuuteen on kaikille yrityksen jäsenillä (tai vähintään yrityksen tietyn organisaation kaikki jäsenet) . ALV:n vähennyskelpoisuus ei koske sitä osaa kuluista, mikäli sisäiseen tilaisuuteen osallistuu myös muita kuin henkilökunnan jäseniä.

Edustuskulun tyypillisiä piirteitä:

• Kulut syntyvät asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden syöttämisestä, juottamisesta tai viihdyttämisestä. Edustuskulun taustalta löytyy pyrkimys uusien liikesuhteiden luomiseen tai entisten säilyttämiseen.
• Tarjoilu edustaa suurta osaa tilaisuuden agendasta
• Edustustilaisuus ei ole kaikille avoin eli tilaisuuteen on kutsuttu tai tilaisuus on järjestetty vain tietyille henkilöille
• Edustusmenoista saa tuloverotuksessa vähentää 50%
• Alv-vähennysoikeutta ei edustuskuluilla ole

Miten sitten avoimen markkinointitilaisuuden kulujen laita? Lyhyesti: Avoin markkinointitilaisuus eroaa määritelmällisesti edustustilaisuudesta siten, että markkinointitilaisuus on kaikille avoin tilaisuus ja lähtökohtaisesti tarjoilu tilaisuudessa on tavanomaista. On olemassa myös mahdollisuus, että tilaisuus on järjestetty tietylle markkinointikohderyhmälle, mutta tällöin tulkinnan yksityiskohdissa tulee olla erityisen tarkkana. Osa tai kokonaan tilaisuuden kuluista voi olla verovähennyskelpoisia. Kaikille avoimella markkinointitilaisuudella on taas usein täysi verovähennysoikeus arvonlisäverotuksessa ja tuloverotuksessa.

Copyright Mattila Taloushallinto Oy. Ylläoleva blog -teksti on lyhyt tiivistys yleisistä periaatteista joko taloushallinnon, palkkahallinnon tai verotuksen alueille ja sitä ei ole tarkoitettu sellaisenaan käytettäväksi yleisohjeeksi, koska liiketapahtumat vaativat usein yksityiskohtaisempaa tarkastelua. Blog-tekstin tarkoitus on toimia johdantona aiheeseen. Mattila Taloushallinto Oy ei vastaa tämän blog-kirjoituksen mahdollisista jatkotulkinnoista, virhetulkinnoista eikä mahdollisista taloushallinnon, palkkahallinnon tai  veroseuraamuksista. Mikäli haluatte tarkempaa lisätietoa tai neuvontaa aihealueelle, ottakaa mieluusti meihin yhteyttä.